Comunicación

El debriefing, la importancia del post evento

El aprendizaje constante es la clave, porque aunque cada evento es único, siempre hay situaciones o circunstancias que se repiten. Por eso, es muy importante aprender de nuestros errores para que no nos vuelvan a suceder.

No existe una traducción exacta del término “debriefing” en español, pero podemos referirnos al concepto como un periodo de reflexión en el que analizamos todo lo sucedido en el evento para evitar o reducir al mínimo los problemas que ya conocemos y mejorar nuestros puntos fuertes de cara al futuro.

Aunque muchas veces creemos que el evento acaba en el momento en que los invitados se marchan y desmontamos la escenografía, la realidad es que realizar una gestión del post-evento es una tarea tan importante como la planificación y coordinación previa del mismo.

El momento ideal para realizar el debriefing es durante la semana siguiente al evento. Para ello, podemos utilizar gran cantidad de recursos como encuentras, entrevistas a proveedores, asistentes, recopilación de datos, etc. En temas financieros, es importante tener en cuenta todos los gastos imprevistos o de última hora como taxis, equipos extra o papeleo. Tener una visión de los gastos reales no solo es una cuestión de profesionalidad y seriedad, sino que además nos aporta un enfoque más global del evento.

Realizar un buen seguimiento post-evento nos ayudará a conocer sus resultados de cara a presentárselos a empresas organizadores y patrocinadores involucrados. También es el momento perfecto para obtener un feedback por parte de nuestros invitados a través de recursos como encuestas. Pero no solo debemos tener en cuenta al público externo, también es muy enriquecedor realizar reuniones de cierre con nuestro personal interno y proveedores para conocer su opinión y evaluación.

Lo ideal es elaborar un informe final que recoja todas las conclusiones de nuestro periodo de reflexión. Es fundamental compartir este resumen de lo sucedido y sus resultados con todas aquellas empresas o patrocinadores que participaron en el evento.

No es aconsejable realizar un mismo documento para todos. Debemos hacer un material personalizado y acorde a la participación concreta de cada colaborador. Además, podemos aprovechar este momento para incluir una pequeña carta de agradecimiento por su participación.

Los problemas son frecuentes, pero lo que varía es su tamaño, y realizar un buen debriefing conseguirá reducir estas situaciones hasta hacerlas casi imperceptibles.

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1 Comment

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    El debriefing, la importancia del postevento - Blog Eventisimo @eventisimo - Protocol Bloggers Point
    9 Jun ’17 at 1:07 pm

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