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La Secretaría Técnica de un congreso, pieza clave dentro de su organización

Secretaría Técnica de un congresoLa Secretaría Técnica de un congreso se encarga de todos los preparativos para que el desarrollo del mismo sea todo un éxito.

Como en cualquier otro evento, se requiere una planificación previa que debe ajustarse en tiempo y forma al volumen de trabajo necesario para que pueda realizarse correctamente.

En este caso, para la organización de un congreso, ya sea nacional o internacional, hablamos de muchos meses de antelación, pues este tipo de encuentros, cuya duración oscila entre 2 y 5 días, contienen un programa muy intenso.

La entidad que convoca el congreso, ya sea pública o privada, tras designar o constituir un comité organizador local, por lo general decide contratar y apoyarse en los servicios de una agencia de eventos especializada en la materia y reconocida por las siglas O.P.C. (organizadores profesionales de congresos), que certifica la excelencia en este sector.

Desde ese momento, se establece una Secretaría Técnica que pasa a coordinar y asesorar al comité organizador en todo lo que necesite. Se trata por tanto, del pilar fundamental que centraliza y desarrolla todas las operaciones logísticas que genera el congreso, así como también las actividades paralelas del mismo.

La propia naturaleza de esta clase de eventos lleva asociada una compleja organización, pues son muchos los aspectos de producción y estratégicos a tratar, en función del número de asistentes previstos, para que todas las expectativas sean cubiertas.

La secretaría técnica funciona como interlocutor de las relaciones entre los congresistas y la empresa o institución promotora del congreso convirtiéndose en su propia imagen.

Secretaría Técnica de un congreso

Entre las infinitas funciones que puede ejecutar una secretaría técnica de manera integral cabe destacar algunas básicas como éstas:

  1. Propuesta de sede. Selección, reserva y contratación de los espacios más adecuados.
  2. Gestión y elaboración de la base de datos. Mailing postal y e-mailing para el envío de la invitación al congreso.
  3. Contacto con patrocinadores y colaboradores.
  4. Realización o adaptación del logotipo e imagen del congreso.
  5. Creación de la página Web oficial y perfiles en redes sociales para su promoción.
  6. Diseño, maquetación e impresión de programas, acreditaciones, cartelería y otras publicaciones.
  7. Control y seguimiento de inscripciones y presupuestos: formularios, facturación y cobro.
  8. Elaboración del programa social y otras actividades del congreso.
  9. Gestión de reservas hoteleras para los participantes, ponentes y organización. Tramitación de billetes y viajes en grupo.
  10. Asesoramiento y contratación sobre los servicios de restauración.
  11. Coordinación de los servicios de transfer a la sede, así como traslados privados.
  12. Atención permanente para los asistentes antes, durante y tras el congreso.
  13. Evaluación de las necesidades de personal (azafatas, fotógrafo, intérpretes…).
  14. Reserva y gestión de los equipos audiovisuales y medios técnicos necesarios.
  15. Producción de la escenografía y decoración más adecuada para el evento.
  16. Logística y coordinación de montajes y desmontajes.
  17. Protocolo y ceremonial con autoridades. Comité de honor y correspondencia institucional.
  18. Servicios de Gabinete de prensa: Elaboración de notas de prensa y cobertura informativa a los medios de comunicación.
  19. Entrega de documentación, acreditaciones y certificados de asistencia.
  20. Supervisión general del evento.
  21. Balance económico del evento.

Está claro que la organización de un congreso no es nada sencillo y que son muchas las necesidades que presenta, lo que obliga a estar muy atentos para no cometer errores. Confiar en los profesionales del ramo es garantía de éxito.

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Madrid, la ciudad idónea para la organización de eventos

Agencia de eventos en MadridEl hecho de que Madrid sea la segunda ciudad del mundo de turismo congresual en el ranking de la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA) es fruto de sus excelentes infraestructuras y su oferta para atender eventos y reuniones. En Eventisimo, como agencia de eventos en Madrid, conocemos muy bien este destino.

Junto con Barcelona, Madrid es una de las ciudades españolas más consolidadas a nivel nacional e internacional para acoger eventos de empresa. Sus conexiones aéreas directas con otros países, sus infraestructuras específicas para el sector MICE como el Palacio Municipal de Congresos de Madrid o el recinto ferial de IFEMA y sus modernas instalaciones hoteleras, le ha permitido ser un destino muy atractivo para eventos corporativos.

Pero profundicemos en los puntos fuertes de Madrid como destino de negocios.- Conexiones aéreas: el aeropuerto Adolfo Suárez Madrid-Barajas es uno de los más importantes de Europa por número de pasajeros y vuelos.

Oferta hotelera: la ciudad de Madrid cuenta con más de 800 hoteles, la mayoría de ellos categorizados con 4 y 5 estrellas, según datos de Exceltur. Además, cuentan con los servicios más modernos para el turismo de negocios.

Infraestructuras y servicios al turismo congresual: Madrid cuenta con palacios de congresos para realizar cualquier tipo de reunión o convención. También dispone de auditorios, un amplio recinto ferial como es IFEMA y todo tipo de salas polivalentes preparadas para acoger cualquier clase de evento.

agencia de eventos en Madrid

Venues originales: esta ciudad cuenta con venues especiales como teatros, museos o edificios históricos a disposición para los organizadores de eventos.

Posee un gran atractivo turístico por su extensa oferta de actividades y alternativas de ocio y por su riqueza cultural que combina tradición y modernidad. Además, cuenta con destacados museos como el Prado, el Thyssen o el Museo Nacional Centro de Arte Reina Sofía.

Gastronomía: Madrid pone a disposición de sus visitantes una amplia oferta gastronómica con más de 5.000 restaurantes, algunos de ellos reconocidos incluso con Estrellas Michelin.

Madrid es un destino que en Eventisimo conocemos muy bien, ya que esta ciudad es escenario de muchos de los eventos que organizamos. Hoy queremos aprovechar este post para recordar algunos de los eventos que hemos realizado en esta ciudad durante este año. Marcas como OVB, Schweppes o Siemens han confiado en Eventisimo para la organización de sus eventos en Madrid.

Kick off de Siemens Healthcare España

Eventisimo llevó a cabo la gestión de las labores de logística del evento así como la decoración, el diseño y la producción escenográfica. Este kick off reunió a doscientas personas en el Hotel Eurostars Madrid Tower para presentar su nueva estrategia comercial y reconocer la labor de los mejores representantes comerciales de la marca.

• Gala de los Premios Eficacia 2014

Eventisimo organiza por segundo año consecutivo la gala de los Premios Eficacia, los principales galardones del sector de la publicidad en España. Al igual que en la edición anterior, la agencia se ha ocupado del diseño del concepto creativo y escenográfico además de la producción técnica y artística del evento.

Estos premios se celebraron el pasado 23 de octubre en el Palacio Municipal de Congresos de Madrid bajo el claim “Enfocados”.

 

Road Show 5º Premio Masterclass by Schweppes 2014

Eventisimo fue la agencia encargada de la producción escenográfica y organización integral de este evento organizado para Schweppes que pasó por diferentes ciudades españolas entre las que destacan Barcelona, Sevilla y Madrid, lugar en el que se celebró además la gran final de este 5º Premio Masterclass by Schweppes.

 

Convención Anual OVB

La compañía OVB Allfinanz España encargó un año más a Eventisimo la organización de su convención anual. El destino elegido fue Madrid y el lugar de celebración de este evento de dos días de duración fue el Hotel Eurostars Madrid Tower. Seiscientas personas se dieron cita en un encuentro para el que Eventisimo desarrolló el diseño y la producción de la escenografía. Además se ocupó de la producción audiovisual del evento que estuvo amenizado por el grupo de percusión Toom Pak.

 

Todos los eventos aquí detallados muestran la versatilidad de esta ciudad, lo que garantiza la que los eventos que aquí se organizan sean diferentes. Pero si además, cuentas con una agencia de eventos en Madrid conseguirás que tu evento sea todo un éxito.

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Eventisimo OPC organiza el congreso de itSMF España

Congreso de itSMFLa agencia organiza el congrso itSMF España por segundo año consecutivo.

VISION14 es el nombre que ha tenido el IX Congreso Nacional y Exposición de la división española de la itSMF, un foro internacional que debate el uso y servicio de las Tecnologías de la Información. El evento, organizado por Eventisimo OPC, tuvo lugar los días 13 y 14 de noviembre en el Hotel Rafael Atocha de Madrid.

Eventisimo OPC se encargó de la organización y secretaría técnica del congreso y la exposición paralela. Más de 400 asistentes han asistido a las más de 20 ponencias, se han celebrado más de cien entrevistas en el espacio de networking. Los expositores y patrocinadores han contado con un espacio diseñado según la identidad corporativa de cada empresa.

Este congreso se ha convertido en el referente de habla hispana en cuanto al gobierno, la gestión y la seguridad de las TIC.

Eventos

La asociación europea Ercoftac cuenta con Eventisimo para la organización de su último congreso científico

congreso científico de ErcoftacLa Costa del Sol ha sido el lugar elegido para la celebración del “10th International ERCOFTAC Symposium on Engineering Turbulence Modelling and Measurements”  que ha reunido a 200 expertos de todo el mundo en materia de tecnología de turbulencias y combustión.

Eventisimo se ha encargado de la gestión y desarrollo del último congreso de ingeniería que ha organizado la asociación Ercoftac en la localidad de Marbella para hablar de los últimos avances en el sector de las turbulencias y combustión.

Para el evento que tuvo lugar del 17 al 19 de septiembre, Eventisimo se ocupó de toda la labor de secretaría técnica y gestión del congreso desde el sistema de control de acreditación hasta documentación de programas o de un libro que recopila las conferencias de este congreso internacional.

Igualmente, la agencia ha realizado la producción y montaje audiovisual de las distintas conferencias que tuvieron lugar en el Hotel Don Carlo de Marbella.

Durante los dos intensos días de congreso, los asistentes pudieron disfrutar también de un cóctel de bienvenida organizado en el Cortijo Miraflores y una cena de gala que cerró el evento en el Hotel Don Carlo.

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Eventisimo organiza el congreso de la Sociedad Española de Epidemiología y Salud Pública Oral

EL CONGRESO TUVO LUGAR EN SEVILLA DURANTE LOS DÍAS 21, 22 Y 23 DE NOVIEMBRE DE 2013

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Eventisimo OPC realizó el montaje, organización y logística del XIX Congreso Nacional y I Internacional de la Sociedad Española de

Epidemiología y Salud Pública Oral, SESPO 2013, que se celebró en diversas localizaciones de la capital andaluza. Los 350 asistentes estaban formados por profesionales y reconocidos  investigadores de la salud bucodental procedentes de Europa, África, Iberoamérica y EE.UU.

El pabellón de la Navegación fue la sede de las conferencias científicas y diversos actos del congreso, que al estrenar en esta edición su carácter internacional contó con investigadores de prestigio procedentes de las universidades de Harvard, Malmö, Lima, Rosario y varias universidades españolas, entre otras.

Paralelamente al congreso se celebró una muestra expositiva con participantes de distintos sectores de la salud bucodental y se entregaron los premios FOS 2013 y SESPO 2013.

La inauguración se celebró en los Reales Alcázares y la cena de clausura tuvo lugar en el Puerto de las Delicias, donde Eventisimo recreó el ambiente de la feria de Sevilla para los asistentes.