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Los eventos, el lugar idóneo para sorprender

Dice la canción “Pedro Navaja” de Rubén Blades: sorpresas te da la vida, la vida te da sorpresas. Desde una perspectiva más optimista también podría haber dicho: Las sorpresas te dan la vida. Porque hay pocas cosas que te produzcan tanta satisfacción como un momento inesperado.

La sorpresa intensifica nuestras emociones y capta nuestra atención de manera plena. Todos necesitamos ser sorprendidos en nuestra vida, las marcas lo saben, y muchas de las experiencias que hoy desarrollan de cara a los consumidores cuentan con la sorpresa como máximo exponente, convirtiendo los momentos cotidianos de una o varias personas en un acontecimiento repentino.

Se trata de encontrar una razón o, incluso, ninguna para hacer vivir un momento memorable a un grupo de personas a quienes se desea deslumbrar, cambiar el ritmo lógico de su vida, llenándola de alegría y satisfacciones con sólo emplear la creatividad.

En el sector de los eventos, las sorpresas están a la orden del día. No hay evento que se precie que no guarde un momento al margen de las expectativas. Esas sorpresas pueden nacer de la creatividad personal o de aspectos ya existentes creados previamente por otros. Los profesionales que trabajan en esta industria no paran de investigar nuevas fórmulas para sorprender, nuevas propuestas que surgen en cualquier rincón del mundo.

Cuando contratas a un famoso como maestro de ceremonias, la sorpresa al verlo se produce sistemáticamente, pero la manera en que lo presentas al público también puede romper los esquemas. Del mismo modo, la aparición de cualquier detalle del evento. En Eventisimo, si organizamos una experiencia ya conocida, tratamos de conseguir que para el invitado resulte única, porque le damos acceso a un lugar donde sólo se permite la entrada a grupos seleccionados o porque la forma de presentársela suponga una novedad absoluta.

Al organizar una visita a un museo, cambiar la perspectiva puede hacer que el invitado la sienta como algo exclusivo. Cerrar la visita a un Palacio, transformarlo para los asistentes, tematizarlo de tal manera que nada resulte previsible… Existen infinidad de maneras de cambiar el paso.

El País Retina 2016 - Blog EventisimoLa tecnología sorprendente también puede cambiar por completo la percepción que nos llevemos de un evento. Sin embargo, las emociones, y entre ellas, la sorpresa, no parece posible que se puedan lograr en la misma medida en el plano virtual. La emoción se vive con intensidad en el terreno físico, de manera presencial y de forma compartida.

Es fácil sorprender recurriendo a contenidos reales, de toda la vida. Ofreciendo, por ejemplo, un musical de verdad, donde profesionales contrastados, los que acostumbras a ver en televisión, interpretan una obra exclusiva para el asistente al evento, con toda la magia de una música pegadiza que le trae los mejores recuerdos de su juventud.  Se puede conseguir que el invitado no sepa el destino o crea que va a un lugar determinado y de pronto se encuentra en un tren de alta velocidad que le lleva a otro paradero mucho más atractivo. En ocasiones se desconoce el venue, el hotel, el entertainment…, si su tipología resulta novedosa, su descubrimiento se incluirá en el listado de emociones intensas y agradables. Un regalo suele ir etiquetado con el seudónimo de sorpresa, puedes esperarlo o no, puede ser como te imaginabas o no, depende de las intenciones creativas.

Hay eventos que también dan a los asistentes la oportunidad de sorprender a los demás, con su disfraz, su aparición en un vídeo, su protagonismo en algún lance del mismo. Sorprenderá, a su vez, encontrarse con compañeros que no esperas en la cita. Que se traten determinados contenidos, la forma de hacerlo…

En los eventos, al crear una sorpresa, realmente hilvanamos historias con un final demoledor. Nos adentramos en la vida de personas o grupos determinados con una necesidad de convertir un momento de sus vidas en una experiencia excepcional. Se trata de personas que, como todas, buscan nuevas emociones que no se puedan pagar con dinero.

Primera agencia de eventos en Palacio de Liria - Blog Eventisimo

Las marcas están deseosas de encontrar espacios de relación con sus consumidores. Saben que por encima de todo han de atraer, agradar al público. Por tanto, una historia ordinaria la convierten en extraordinaria.  Por eso, en la creación de un evento, consideramos que el fondo, la esencia, el alma, debe ser nuestra prioridad, pero también sabemos que cada instante del recorrido puede presentarse como una oportunidad única de sorprender, y nuestra aspiración es dejar con la boca abierta a los invitados de forma permanente, incluso después de la cena de gala. La suma de detalles inesperados desbordará la capacidad de razonar, de enjuiciar un resultado.

Con la sorpresa no sólo atraes hacia ti a aquellos que han asistido a tu evento, ésta tiene el poder de viralizarse. El placer que ha producido invita a compartir esa sensación, esa experiencia. Al asistente le gusta comentar aquello que le ha sorprendido. A sus interlocutores oír hablar de esas sorpresas, y, a su vez, compartirlas con otras personas.

Contar con este conocimiento, con la experiencia que nos permite saber sorprender y emocionar, también puede resultar de gran ayuda en proyectos cuyo mensaje apele a la solidaridad. Eventos donde el silencio a veces te hace sentir desde una emoción real y pura, donde no hacen falta ni siquiera la palabra ni adornos tecnológicos ni llamativos espectáculos ni grandes presupuestos. Una mirada puede ser suficiente para hacer vivir un momento mágico, único e inesperado. Como nos ocurrió el 27 de noviembre en el evento que organizamos para el “Desfile Duchenne”, donde cinco niños nos movilizaron a todos ante su dificultad física de moverse. Verles caminar en la pasarela, con ropas cedidas por marcas de alta costura, avanzando con la ilusión del momento y la esperanza de mejorar su futuro, consiguió llenar de fuerza e intensidad un momento que quedará por siempre grabado en nuestra memoria. Una de esas sorpresas que no puedes evitar compartir.

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Cerca de 170 empleados completan la plantilla de Eventisimo

Ampliamos nuestra plantilla con la incorporación de nuevos perfiles multidisciplinares que se unen a la compañía, con la intención de reforzar algunos de los departamentos que mayor crecimiento han experimentado en los últimos tres meses.

De esta manera, se han incorporado nuevos profesionales en los departamentos de cuentas de las diferentes oficinas de Eventisimo en España. Noemí Pérez y Elisa del Pino entran a formar parte del equipo de Madrid, Sandra Ciller comienza en la oficina ubicada en Barcelona, María Tresgallo en la oficina de Santander, y María López en la sede de Sevilla.

El departamento de marketing también se refuerza con las incorporaciones de Yésica Mata y Mª Eugenia Domínguez en la oficina de Santander, y Nuria Muñoz en la sede de Sevilla.

 

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Los eventos, una herramienta única para llegar al corazón de los asistentes

“Dime y olvidaré. Muéstrame y recordaré. Déjame participar y lo aprenderé”. Con este proverbio de Confucio se puede entender a la perfección el principal objetivo del marketing experiencial y, en concreto, de los eventos. Se trata de involucrar al asistente para hacerle entender y recordar el mensaje que una marca quiere transmitirle. Entender “desde dentro”, que el asistente sienta lo que el mensaje le quiere transmitir. Esa es la auténtica garantía de éxito del evento como estrategia de comunicación. Más allá del espacio elegido, la tecnología aplicada, la puesta en escena, el número de asistentes… el éxito viene dado por la generación de emociones. Los eventos se han convertido en una herramienta única para llegar al corazón de los asistentes. Lo que uno vive, se recuerda mucho mejor que lo que simplemente se recibe por un sentido o de una forma intelectual.

Para alcanzar este objetivo, el organizador debe atender con detalle a las circunstancias que rodean a la acción, especialmente el briefing, que ha de analizarse con absoluta minuciosidad, hasta llegar a lo esencial, a entender la cuestión para darle respuesta; la marca, para hablar sin titubeos de la misma manera que ella; y el contexto en el cual se desarrolla el encuentro, pues a diferencia de otras fórmulas de comunicación, en los eventos se pueden conocer con bastante precisión los estados de ánimo, las emociones previas. Eso obliga a sentir realmente como la marca, a conocer en profundidad lo que está aconteciendo entre ella y su público. No basta con rodear de palabras e imágenes un argumentario de venta, hay que ponerse en la piel del cliente para desde ella atravesar el corazón de su público.

Importarán poco o nada los efectos especiales, la tecnología, los adornos creativos, florales… cuando no estén imbricados con el verdadero sentir, con la emoción, con la conexión casi humana que se produce entre la entidad y los asistentes al evento.

Realmente las emociones son la base de las relaciones entre las personas. Son estas las que marcan las decisiones. En todos los ámbitos de la comunicación deben sostener el mensaje, pero muy especialmente en los eventos donde el encuentro se materializa de manera física, en vivo y en directo.

En Eventisimo a lo largo de nuestros 15 años de experiencias no hemos tomado ni una sola decisión que no atendiera a nuestras emociones, no hemos creado ningún proyecto que no nos hiciera sentir antes a nosotros mismos. Porque sabemos que si nuestra propuesta nos emociona, también emocionará al cliente y éste conseguirá la misma reacción con aquellos a los que transmita su mensaje.

Pero las emociones no son propiedad de Eventisimo. Son muchas las agencias de eventos que saben emocionar y éstas seguirán apareciendo cada vez en mayor número, porque nada moviliza más que conseguir una emoción, y nada resulta más difícil que lograrla. Es el verdadero reto. Y cada vez son más las marcas que lo entienden. De hecho son ellas las que nos van a hacer vivir una de las épocas más emocionantes de la historia, lo llevan haciendo muchos años, pero es tal el poder de la emoción que la lucha por conseguirla, en sí misma, nos va a poner a todos los vellos de punta.

A las emociones se llega desde el propio pensamiento y a través de los cinco sentidos, por lo que las experiencias, la participación activa de los asistentes en los eventos, van a liderar el futuro de la comunicación comercial.

Cuanto más se sumerja el target en el mensaje, cuanto más lo sienta, lo saboree, lo toque, lo escuche… interactúe con él más profunda será su huella y más se estrecharán los lazos entre el público y la marca.

La creatividad produce la emoción del interés y la sorpresa. La sorpresa es en sí misma una emoción, y el listado de emociones es tan amplio y diverso que el evento cuenta con todos los recursos para dotar de relevancia la comunicación, organizando momentos efímeros que, sin embargo, resultarán absolutamente memorables.

Esta relación de instantes únicos tendrá que ir enlazada, ofrecer un hilo conductor, por eso, en Eventisimo siempre recurrimos al storytelling para hacer que un evento sea toda una experiencia de vida. Si existe un discurso coherente y bien armado desde el preevento, con la invitación, teaser, inscripción, web… hasta la celebración y también el post evento, tu emoción hacia el mensaje y la marca se irá construyendo y madurando hasta culminar y provocar verdaderos sentimientos, hasta guardarse en la memoria como una experiencia vivida y sentida.

Organizar un evento es como pintar un cuadro. Comienza solo ante un lienzo en blanco donde hay que trazar pinceladas con los colores del cliente. El resultado lo disfrutas en silencio y a escondidas, mientras otros se emocionan con esa obra de arte efímera e irrepetible que tú has creado para ellos y que perdurará por tiempo indefinido.

En Eventisimo ansiamos conocer el futuro de la comunicación, de la tecnología, pero especialmente estamos impacientes por vivir las intensas emociones que se avecinan.

Eventisimo Tecnología

Hablando de Apps “las empresas cada vez solicitan más este tipo de tecnología para su evento”

Entrevistamos a Juanjo Peralta, responsable del departamento de I+D en Eventisimo, quien nos cuenta las principales tendencias del mercado en el desarrollo de apps. Además, nos ofrece su opinión sobre el futuro de esta tecnología en el ámbito de los eventos. 

Uno de los campos en los que trabaja el departamento de I+D de Eventisimo es en el desarrollo de aplicaciones, en este ámbito ¿cuáles son algunos de los proyectos que habéis llevado a cabo?

Uno de los proyectos más potentes en el que hemos trabajado es en el desarrollo de una app para eventos. Dicha app está diseñada de forma que está abierta y es adaptable a cualquier marca o cliente. Consiste en una aplicación que hace de panel de control y otra que se instala en el dispositivo móvil del usuario. La aplicación que funciona como panel de administración se va alimentando con la información que proporcione la marca para luego hacerse visible en la app del cliente. Al mismo tiempo, esta app se puede completar con la participación del usuario que puede subir comentarios, fotos, vídeos…

En Eventisimo hemos desarrollado apps para eventos para muchísimas empresas y de muy diferente índole como por ejemplo Schweppes, Purina, Delonghi, Phonak…

¿Vuestro trabajo como desarrolladores de apps se centra exclusivamente en el sector de los eventos o desarrolláis otro tipo de aplicaciones?

En este departamento no sólo desarrollamos aplicaciones para eventos sino que también realizamos apps para videojuegos. Plasmamos videojuegos a medida para eventos que a menudo se utilizan como reclamo para atraer público hacia un stand. Estos videojuegos tienen dispositivos tecnológicos de introducción de datos, ya sea una tabla de baile, ya sea movimientos con Kinect… También desarrollamos juegos para dispositivos móviles, concretamente hemos desarrollado un juego de fútbol y otro de baloncesto.  Por ejemplo también hemos creado recientemente una app tiquetera, que se utiliza para la gestión de entradas de cualquier espectáculo.


¿Cómo ves el sector de la apps en eventos? ¿Tienen futuro o serán una tecnología efímera?

Las apps para eventos tienen mucho futuro. Las empresas cada vez solicitan más este tipo de tecnología para su evento porque permiten unificar toda la información en referencia al evento desde el calendario y programación del evento, información sobre ponencias, noticias en referencia al evento y en definitiva, todo lo que pueda interesar al asistente de cara a su participación en él. Además, la propia app permite realizar un control de acceso de los asistentes al evento, crear un flujo de información entre los usuarios.

Hay empresas que realizan tantos eventos que ya disponen de su propia app corporativa para aglutinar todo su histórico de eventos y es en esa lista donde van informando de cada uno de ellos, de las fechas y el lugar de celebración… esto está siendo una tendencia cada vez más habitual.

Las apps son cada vez más eficaces y ayudan a explotar al máximo el poder que hoy día tienen los dispositivos móviles. Utilizamos apps a diario porque son útiles y nos facilitan la vida. En el caso de los eventos, una app es eficaz para recoger en un mismo espacio toda la información relacionada con un evento permitiendo así al usuario consultarla de forma fácil y rápida.

apps en eventos, Juanjo Peralta - Blog Eventisimo

Centrándonos en las aplicaciones de eventos, ¿Cómo se incentiva a los usuarios a que la descarguen?

Para que la descarga de la app de un evento sea un éxito es importantísimo en primer lugar, hacer una importante campaña de comunicación previa al evento en la que se dé a conocer entre los asistentes la existencia de dicha app y qué puede aportarles. Pero también, el que la aplicación sea más o menos descargada va estar muy relacionado de si el usuario para la descarga va a necesitar de la propia conexión a internet de su dispositivo o si va a disponer de una red wifi gratuita durante el evento. Las apps son bases de datos que se suben a la nube con un panel de administración que va a ir haciendo notificaciones y para ello necesita de internet. Así que es muy recomendable que o bien las empresas hagan una importante campaña pre-evento para que el usuario conozca la utilidad de la aplicación y la descargue previamente o bien, habilite una red Wifi gratuita para los asistentes.

Hablemos de las aplicaciones de videojuegos para eventos, ¿para qué las demandan las empresas?

Principalmente se demanda para atraer los clientes a stands en ferias y otro tipo de eventos. También se utiliza para premiar a clientes a través de un juego o conseguir que a través de dinámicas gamificadas el cliente de una marca se interese más por los productos o servicios de la compañía. Siempre estos juegos suelen ser a medida y su contenido siempre es corporativo. Al final se trata de buscar una respuesta creativa para que las empresas puedan ofrecer sus mensajes de forma diferente e impactar sobre su cliente.

¿Qué peso tiene la interfaz y experiencia de usuario en el desarrollo de aplicaciones móviles?

La interfaz es el 90% de la aplicación porque si no es intuitiva el usuario no es capaz de acceder a la información. Una aplicación siempre debe ser intuitiva, atractiva y por supuesto que la información que ofrezca sea útil. En el momento que alguien acceda un a una aplicación y no encuentre la información que busca, difícilmente accederá nuevamente a dicha app.

Cómo experto, ¿qué sistema operativo es el más rentable para el desarrollo de aplicaciones? ¿Y cuál el que más fuerza e importancia tiene?

Sin duda, el mejor sistema operativo es Android porque facilita muchísimo la creación, descarga e instalación de las apps corporativas. Hay que tener en cuenta que es muy complicado subir aplicaciones corporativas al Apple Store porque es un sector muy reducido y Apple pone muchos requisitos para esta subida. También hay que tener en cuenta que pone muchísimas barreras a la hora de usar las aplicaciones de Apple fuera de su tienda. Y otro problema añadido es que cuando Apple actualiza su sistema operativo, a veces dichas actualizaciones no son compatibles con las aplicaciones antiguas por lo que dejan de funcionar.

Cuando una compañía decide crear una app para su marca ¿qué objetivos le mueven a hacerlo fundamentalmente?

La presencia móvil es fundamental en la actualidad para una marca ya que los usuarios vivimos conectados a nuestros smartphones y tablets. Las aplicaciones facilitan la extensión de las empresas en este ámbito. Es cierto que contar con una buena web móvil es importante, pero las aplicaciones contribuyen a complementar la estrategia de la empresa. Además, suelen ser más fáciles y cómodas de utilizar, ya que permiten el aprovechamiento de las funcionalidades del dispositivo.

Comunicación Eventisimo

“Los organizadores de eventos deben tener pasión, principal cualidad en una profesión totalmente vocacional”

Durante la entrevista hace referencia a la cita de Ralph Marston “La excelencia no es una habilidad, es una actitud” para darnos las claves del perfil que hoy en día demanda la industria de los eventos. Lorena Galindo, del departamento de Recursos Humanos de Eventisimo, está acostumbrada a la selección de personal casi a diario. Para ella, además de reunir las competencias que requiere el puesto de trabajo específico, son prioritarias cualidades tales como la pasión y la actitud. Lo tiene claro, “la organización de eventos es una profesión totalmente vocacional”. Terminamos nuestra conversación solicitándole ayuda: ¿Cómo afrontamos una entrevista de trabajo? “Sinceridad ante todo, trato agradable, cordialidad y sonreír”, responde.

"Los organizadores de eventos tienen pasión" - Blog Eventisimo¿Cuál es el perfil más demandado en la industria de los eventos?

El conjunto de profesionales que desarrolla su trabajo en Eventisimo es un equipo multidisciplinar. Para poder ofrecerle al cliente un servicio integral en la ejecución de su evento y desarrollar todo el proyecto “in house”, se precisa de muy diferentes perfiles: creativos y diseñadores que le dan forma a la idea inicial; account manager quienes mantienen la interlocución con el cliente desde el briefing hasta el cierre; personal audiovisual como técnicos de sonido, operadores de cámara o editores de vídeo… así como los expertos en marketing y comunicación y un sinfín de perfiles de producción técnica, logística y staff sin los que no sería posible la materialización de la idea.

¿Se busca alguna cualidad específica?

La organización de eventos, desde cualquiera de sus disciplinas, es o debe ser una profesión totalmente vocacional por lo que la principal cualidad de estos profesionales, debe ser la pasión. Además de contar con el ingrediente principal, deberán de reunir otra serie de competencias como: saber comunicar, ser flexible ante los imprevistos, tener un desempeño autónomo de su trabajo y un alto sentido de la responsabilidad, ser personas polivalentes capaz de asumir diferentes roles y adaptarse sin dificultad a los cambios, ser una fuente de ideas para el equipo y saber mantener la calma en determinados momentos.

La organización de eventos se ha convertido en los últimos años en una titulación oficial, ¿se nota en la formación específica de los candidatos?

Es un sector que se caracteriza por confluir en él perfiles procedentes de muy distintos estudios o trayectorias profesionales, en la mayoría de los casos porque descubrieron el sector de los eventos de manera casual y sintieron una gran vocación por él. No obstante, cada vez es más habitual ver en los CV que los candidatos cuentan con formación específica como másteres en organización de eventos o estudios similares. Pese a ello, sigue existiendo una gran dificultad en la búsqueda de estos perfiles al no existir una amplia oferta formativa en nuestro país, por lo que desde Eventisimo se ha optado por crearlos. Nuestra agencia, en colaboración con la Universidad Rey Juan Carlos, apuesta por la formación específica en producción de eventos y crea ISEMCO, International School of Event Management & Communication. Un proyecto formativo para la creación de un centro de referencia internacional en la formación de organización de eventos, producción audiovisual y comunicación corporativa, donde los alumnos tiene la oportunidad de combinar la formación en el aula con prácticas en eventos reales.

¿Qué prevalece, la aptitud o la actitud?

La excelencia no es una habilidad, es una actitud (Ralph Marston). Si bien es cierto que todo profesional ha de contar con conocimientos específicos en la materia y poseer determinadas habilidades o aptitudes, basadas en la aplicación correcta de esos conocimientos… Es vital que lo acompañe de la actitud entendida como el comportamiento que es intrínseco a la persona y que nos diferencia del resto. De lo contrario, no conseguiríamos un desempeño óptimo o excelente, ya que éste requiere de la integración del saber ser con el saber conocer y el saber hacer. En selección, ante iguales o similares conocimientos, la actitud es quien marca la diferencia.

¿Qué importancia tienen los idiomas en este sector?

Hoy en día, es muy importante dominar un segundo o tercer idioma para cualquier sector, pero en la industria de los eventos es imprescindible. Un gran número de cuentas en una agencia de eventos son internacionales, por lo que los distintos profesionales que intervienen en la producción del evento deberán poder comunicarse en el idioma del cliente. En ocasiones, no es suficiente con conocer la lengua, sino que además es muy conveniente conocer los destinos donde se desarrollará el evento, los hábitos y costumbres locales… En definitiva, profundizar en la cultura para que esta no suponga una barrera en las relaciones internacionales.

¿Algún consejo para tener éxito en una entrevista de trabajo?

Sinceridad ante todo. Los procesos de selección suponen un coste para las empresas, coste que puede verse incrementado si finalmente se detecta que no existe adecuación entre el candidato y la posición. El candidato debe ser sincero y honesto en las entrevistas cuando le pregunten por sus conocimientos y habilidades, así como por cualquier otro aspecto de su trayectoria profesional, siempre podrá cubrir los gaps manifestando su actitud positiva o predisposición hacia un rápido aprendizaje. Siempre sin olvidarse de mantener un trato agradable, ser cordial y sonreír.