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Los eventos, el lugar idóneo para sorprender

Dice la canción “Pedro Navaja” de Rubén Blades: sorpresas te da la vida, la vida te da sorpresas. Desde una perspectiva más optimista también podría haber dicho: Las sorpresas te dan la vida. Porque hay pocas cosas que te produzcan tanta satisfacción como un momento inesperado.

La sorpresa intensifica nuestras emociones y capta nuestra atención de manera plena. Todos necesitamos ser sorprendidos en nuestra vida, las marcas lo saben, y muchas de las experiencias que hoy desarrollan de cara a los consumidores cuentan con la sorpresa como máximo exponente, convirtiendo los momentos cotidianos de una o varias personas en un acontecimiento repentino.

Se trata de encontrar una razón o, incluso, ninguna para hacer vivir un momento memorable a un grupo de personas a quienes se desea deslumbrar, cambiar el ritmo lógico de su vida, llenándola de alegría y satisfacciones con sólo emplear la creatividad.

En el sector de los eventos, las sorpresas están a la orden del día. No hay evento que se precie que no guarde un momento al margen de las expectativas. Esas sorpresas pueden nacer de la creatividad personal o de aspectos ya existentes creados previamente por otros. Los profesionales que trabajan en esta industria no paran de investigar nuevas fórmulas para sorprender, nuevas propuestas que surgen en cualquier rincón del mundo.

Cuando contratas a un famoso como maestro de ceremonias, la sorpresa al verlo se produce sistemáticamente, pero la manera en que lo presentas al público también puede romper los esquemas. Del mismo modo, la aparición de cualquier detalle del evento. En Eventisimo, si organizamos una experiencia ya conocida, tratamos de conseguir que para el invitado resulte única, porque le damos acceso a un lugar donde sólo se permite la entrada a grupos seleccionados o porque la forma de presentársela suponga una novedad absoluta.

Al organizar una visita a un museo, cambiar la perspectiva puede hacer que el invitado la sienta como algo exclusivo. Cerrar la visita a un Palacio, transformarlo para los asistentes, tematizarlo de tal manera que nada resulte previsible… Existen infinidad de maneras de cambiar el paso.

El País Retina 2016 - Blog EventisimoLa tecnología sorprendente también puede cambiar por completo la percepción que nos llevemos de un evento. Sin embargo, las emociones, y entre ellas, la sorpresa, no parece posible que se puedan lograr en la misma medida en el plano virtual. La emoción se vive con intensidad en el terreno físico, de manera presencial y de forma compartida.

Es fácil sorprender recurriendo a contenidos reales, de toda la vida. Ofreciendo, por ejemplo, un musical de verdad, donde profesionales contrastados, los que acostumbras a ver en televisión, interpretan una obra exclusiva para el asistente al evento, con toda la magia de una música pegadiza que le trae los mejores recuerdos de su juventud.  Se puede conseguir que el invitado no sepa el destino o crea que va a un lugar determinado y de pronto se encuentra en un tren de alta velocidad que le lleva a otro paradero mucho más atractivo. En ocasiones se desconoce el venue, el hotel, el entertainment…, si su tipología resulta novedosa, su descubrimiento se incluirá en el listado de emociones intensas y agradables. Un regalo suele ir etiquetado con el seudónimo de sorpresa, puedes esperarlo o no, puede ser como te imaginabas o no, depende de las intenciones creativas.

Hay eventos que también dan a los asistentes la oportunidad de sorprender a los demás, con su disfraz, su aparición en un vídeo, su protagonismo en algún lance del mismo. Sorprenderá, a su vez, encontrarse con compañeros que no esperas en la cita. Que se traten determinados contenidos, la forma de hacerlo…

En los eventos, al crear una sorpresa, realmente hilvanamos historias con un final demoledor. Nos adentramos en la vida de personas o grupos determinados con una necesidad de convertir un momento de sus vidas en una experiencia excepcional. Se trata de personas que, como todas, buscan nuevas emociones que no se puedan pagar con dinero.

Primera agencia de eventos en Palacio de Liria - Blog Eventisimo

Las marcas están deseosas de encontrar espacios de relación con sus consumidores. Saben que por encima de todo han de atraer, agradar al público. Por tanto, una historia ordinaria la convierten en extraordinaria.  Por eso, en la creación de un evento, consideramos que el fondo, la esencia, el alma, debe ser nuestra prioridad, pero también sabemos que cada instante del recorrido puede presentarse como una oportunidad única de sorprender, y nuestra aspiración es dejar con la boca abierta a los invitados de forma permanente, incluso después de la cena de gala. La suma de detalles inesperados desbordará la capacidad de razonar, de enjuiciar un resultado.

Con la sorpresa no sólo atraes hacia ti a aquellos que han asistido a tu evento, ésta tiene el poder de viralizarse. El placer que ha producido invita a compartir esa sensación, esa experiencia. Al asistente le gusta comentar aquello que le ha sorprendido. A sus interlocutores oír hablar de esas sorpresas, y, a su vez, compartirlas con otras personas.

Contar con este conocimiento, con la experiencia que nos permite saber sorprender y emocionar, también puede resultar de gran ayuda en proyectos cuyo mensaje apele a la solidaridad. Eventos donde el silencio a veces te hace sentir desde una emoción real y pura, donde no hacen falta ni siquiera la palabra ni adornos tecnológicos ni llamativos espectáculos ni grandes presupuestos. Una mirada puede ser suficiente para hacer vivir un momento mágico, único e inesperado. Como nos ocurrió el 27 de noviembre en el evento que organizamos para el “Desfile Duchenne”, donde cinco niños nos movilizaron a todos ante su dificultad física de moverse. Verles caminar en la pasarela, con ropas cedidas por marcas de alta costura, avanzando con la ilusión del momento y la esperanza de mejorar su futuro, consiguió llenar de fuerza e intensidad un momento que quedará por siempre grabado en nuestra memoria. Una de esas sorpresas que no puedes evitar compartir.

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Un año más organizamos la convención anual de Altadis

Hemos vuelto a ser la agencia de confianza de la compañía tabaquera líder en España, Altadis, para la organización de su convención anual durante los días 23, 24 y 25 de noviembre.

Durante estos días, nos hemos encargado de la organización de la convención nacional, de las reuniones internas, las cenas y el desarrollo de una actividad de Team Building en la que han participado la totalidad de sus empleados.

conv_altadis_2016_72ppp_053La convención nacional que ha tenido lugar durante el primer día en el Palau de les Arts Reina Sofía, ha reunido a más de 400 trabajadores de la compañía. Para este evento, nos encargamos de la logística y la producción integral del encuentro. Para ello, se han fabricado tres pantallas a medida para la escenografía del evento de 10 x 6 metros las dos pantallas laterales, y de 9 x 6 metros la pantalla central. Sobre estas se han utilizado 9 proyectores de 21 K., con proyección cenital al suelo para las diferentes escenarios y ambientes que se han desarrollado para esta convención.

Además, se han celebrado diversas reuniones y encuentros entre empleados, donde la producción audiovisual, escenografía y regiduría han sido algunos de los trabajos más relevantes que realizamos.

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Al día siguiente de la convención, y como parte del programa social organizado por la agencia, los empleados han realizado una actividad de Team Building, con la que se ha querido hacer un guiño especial a esta localidad y a sus productos típicos.

Para ello, optamos por organizar una actividad para batir un récord Guinness, en la que han participado la totalidad de los trabajadores y ha estado certificada oficialmente por una representante de la entidad. Este récord ha consistido en exprimir 4 toneladas de naranjas de la Masia Xamandreu en solo una hora, obteniendo un resultado de 1.525 litros de zumo. Un récord que ha superado la marca anterior establecida en 1.070 litros.

El deposito donde se ha recogido el zumo se ha fabricado de forma ad hoc para esta actividad. El material que se ha utilizado ha sido PVC reforzado, ya que permitía la conservación del alimento es perfecto estado.

Esta actividad, se ha enmarcado como acción solidaria, dado que los litros obtenidos se han donado a la Casa de la Caridad de Valencia. Además, este tipo de actividades muestran la importancia del trabajo en equipo, como parte fundamental del desarrollo potencial de cualquier compañía.

La última cena que tuvo lugar, como colofón de este encuentro, se ha basado en una temática pirata, por lo que los empleados asistieron al mítico espacio Veles e Vents donde les esperaba el barco “Fortuna” iluminado con un total de 18 cabezas móviles. Un grupo de corsarios les esperaban para amenizar la velada, con música y catering centrados en esta temática.

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Organizamos la convención anual de Oriflame

La multinacional sueca de cosméticos Oriflame ha confiado en nosotros, para la organización íntegra de su convención, que este año se ha celebrado en Huelva.

En esta ocasión, más de mil personas se dieron cita en este encuentro anual en el que nos encargamos de la producción íntegra, la logística y la gestión de actividades durante los cuatro días del evento.

Los asistentes se instalaron en el edificio Enebrales de Barceló Punta Umbria Beach Resort. Un espacio que la compañía tuvo en exclusiva tanto para su alojamiento, como para las actividades de ocio y gastronomía que se organizaron.

Convención anual de Oriflame - Eventisimo

Destacamos la celebración de reuniones, sesiones de negocios con charlas, conferencias y entrega de premios, así como talleres Wellness centrados en el bienestar corporal, que en esta ocasión, organizamos para Oriflame. Además, los invitados disfrutaron de fiestas temáticas que se llevaron a cabo en la zona de la piscina del hotel en el que se alojaban.

Previamente, un grupo de más de doscientas personas, denominado “Gold Conference” se alojó durante tres días en la ciudad de Sevilla, para disfrutar de una serie de actividades en exclusiva. Como la visita privada a las Bodegas González Byass en Jerez de la Frontera, espectáculos, tour turístico por la ciudad y una cena de gala, todas coordinadas y organizadas por la agencia.

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“Conocer las formas y costumbres de cada país es la clave del éxito de un evento”

Entrevistamos a María Bedmar, senior account manager en Eventisimo,  quien nos cuenta su experiencia en la organización de eventos internacionales. María destaca la importancia de conocer  las costumbres locales, para asegurar el éxito del evento.

¿Existen diferencias en cuanto a la organización de eventos nacionales e internacionales? Efectivamente, hay varios aspectos que influyen en función del destino donde se realice el trabajo. Por ejemplo, no es lo mismo contar con producción “in house”, que siempre es una ventaja, que contar con terceros.

¿Qué hándicaps te sueles encontrar en tu trabajo cuando organizas eventos de este tipo? A nivel internacional lo más complicado es trabajar en destinos donde la cultura es totalmente diferente a la nuestra. Por ejemplo recuerdo un evento en Goa (India) donde el ser líder de un proyecto y mujer al mismo tiempo dificultó mucho la realización del mismo, por no decir que la calidad de la producción allí deja mucho que desear. Aunque he de decir que al final el evento salió genial.

Eventisimo cuenta con producción “in house” para sus eventos, ¿utiliza igualmente esta producción en casa para los eventos organizados internacionalmente? Como he comentado anteriormente, depende mucho del destino. Por ejemplo en toda Europa trabajamos con producción propia al igual que en Marruecos. Sin embargo, en proyectos realizados en EEUU, India, Brasil o Australia la producción tiene que ser local ya que los costes de transporte de material supondrían un coste adicional bastante elevado.

¿Cuánto tiempo necesita la organización de estos eventos? ¿Influye simplemente la envergadura del evento o el hecho de realizarse en el extranjero necesita ya de por sí de plazos más extensos que aquellos proyectos de carácter nacional? Hoy en día con las conexiones aéreas que existen no se requiere de un tiempo extra para la organización de un evento internacional. Depende más bien de la envergadura del mismo: número de personas, cantidad de actos durante el evento, duración del mismo, etc. Si es verdad que en el caso de utilizar producción “in house” podemos ajustarnos un poco más a la fecha del evento mientras que si son proveedores externos conviene comenzar antes con los preparativos para aumentar el poder de negociación sin variar la calidad final.

¿Qué es lo fundamental que hay que tener en cuenta cuando se organiza un evento en otro país? Principalmente hay que ser conscientes de que en cada país se trabaja de una manera, con unas formas y costumbres a las cuales hay que acogerse para el éxito del evento. No hay que irse muy lejos para notar esas diferencias: nosotros tenemos oficinas en España, Italia, Portugal y, aun siendo los tres países europeos, la manera de trabajar es diferente en cada uno de ellos.

Tus diez años en esta agencia te ha llevado por muchos países, ¿qué destino internacional recomendarías para la organización de un evento? Cada uno de ellos es un aprendizaje tanto a nivel profesional como personal. Son experiencias que compartir con compañeros y diferentes situaciones (unas divertidas, otras no tanto) que te llevan a crecer en todos los sentidos.

¿Cuál es el destino más exótico en el que has trabajado? ¿Y el más complejo? Misma respuesta para ambos: India. Sin duda el más exótico y encantador pero al mismo tiempo el más complicado tanto por la diferencia de las culturas como por las exigencias del cliente, que contó con nosotros para controlar que hubiese una calidad de estándares europeos, cosa que no siempre conseguimos en este destino.

¿Qué recomendarías a aquellos jóvenes que quieren dedicarse al mundo de la organización de los eventos? Que de verdad lo deseen. Es una profesión puramente vocacional ya que te ocupa gran parte de tu tiempo libre, eso sí, este mundillo que engancha te hace vivir experiencias, a veces llevándote al límite y poniéndote a prueba, lo cual, al fin y al cabo, te hace sentir vivo.

Oriflame o Phonak son dos de las compañías que han confiado en Eventisimo para la organización de sus eventos en cualquier parte del mundo ¿por qué crees que estos clientes han depositado esta confianza en la agencia? Para nosotros en Eventisimo no existe la palabra “no” y nada es imposible. Al estar involucrados al 200% con cada evento, esto hace que los clientes nos sientan como parte de su proyecto, no como la agencia que lo organiza, sino como unos compañeros más dentro de su equipo.

 

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Organizamos la presentación de Clear Channel en España

Hemos sido la agencia escogida por Clear Channel para su presentación al mercado de la nueva gestión del mobiliario urbano de Madrid y Barcelona. Entre marcas, agencias, anunciantes y medios de comunicación, contamos con una presencia de más de 500 asistentes. Un encuentro en el que nos encargamos de la gestión de la regiduría y la producción integral del evento.

El planteamiento escenográfico para este encuentro se basó en el uso de dos pantallas. En un primer lugar, un gran frontis formado por una pantalla led de 4K de 3m de altura, a modo de trasera para los speakers y que hacía alusión al nuevo concepto de publicidad exterior que Clear Channel presentaba. Y una segunda pantalla, en la parte superior para las presentaciones corporativas.

Presentación Clear Channel España - Eventisimo

Además, este sofisticado montaje en el escenario se acompañó de unos elementos de decoración que recreaban la calle, con bancos, farolas y árboles, haciendo un guiño al entorno urbano en el que la marca actúa.

La empresa líder en publicidad exterior revoluciona los escenarios de Madrid y Barcelona, a través de su nuevo producto Play Live! una apuesta por la tecnología y la digitalización del mobiliario urbano más vanguardista. Entre las novedades, destacaron los 300 mupis digitales que se están instalando en Madrid y los más de 30 que se instalarán en la capital condal.

El espacio elegido para el evento ha sido el Teatro Real de Madrid, un lugar emblemático para este tipo de encuentros. Además, se ofreció un caterig de Ramón Freixa Catering Life Gourmet, quien cuenta con dos estrellas Michelin y tres soles Repsol, uno de los máximos representantes de la cocina de vanguardia del país.