Carmen Varela forma parte del departamento de Administración de Eventisimo, nos cuenta en la entrevista cómo funciona el departamento de un gran grupo internacional y cuáles son las habilidades de los profesionales que trabajan en este departamento.
¿Cuántas personas formáis el departamento y cómo es la organización del equipo?
Si tenemos en cuenta solo a las personas con funciones propiamente contables, fiscales, de tesorería y que su puesto de trabajo se ubica en dicho departamento, se podría decir que somos actualmente 15 personas para todo el grupo empresarial. Pero, si tenemos en cuenta a las personas que desempeñan trabajos administrativos que directamente enlazan con las tareas a desarrollar en el departamento de administración, se podría decir que el número de personas con un perfil administrativo se incrementaría de forma considerable.
El equipo está organizado de tal forma que intentamos ser lo más eficiente posible en su conjunto, dedicándose cada persona a aquellas tareas que mejor van con su perfil. No obstante, todos debemos tener una formación mínima requerida para que nos podamos sustituir unos a los otros, ya que por el tipo de trabajos que se desarrollan en el grupo empresarial hay mucha actividad en cualquier época del año y no se contempla la posibilidad de dejarlo parado, por ejemplo, en época estival. A su vez, tenemos una formación continua interna para compartir conocimientos y aprovechar sinergias dentro del departamento, formación que extrapolamos a otros departamentos. “La mejor forma de ayudar y progresar es educar”.
¿Qué otras habilidades consideras son necesarias para desarrollar tu trabajo actual?
Habilidades te podría decir que se necesitan muchas, por dedicarse el grupo empresarial a actividades tan latentes y vivas en cada momento. Quizás destacaría: la proactividad, capacidad de reacción rápida en determinadas circunstancias, ser resolutiva, adaptación rápida a una empresa tan cambiante que se adapta constantemente a los cambios y necesidades de la sociedad, … Y tener siempre una actitud muy positiva es fundamental para disfrutar del trabajo en cada momento, así como la empatía y comunicación con nuestros compañeros, clientes y proveedores para maximizar la eficacia.
¿Cómo ha evolucionado la gestión administrativa en estos últimos años?
Ha evolucionado mucho y en muy poco tiempo, con el desarrollo de un sistema integral que nos ha permitido adaptarnos al elevado crecimiento que ha experimentado el grupo empresarial en estos últimos años, controlando todos los datos necesarios para valorar la evolución de la empresa y para la toma de decisiones del equipo directivo con el fin de poder continuar por el buen camino. Cada departamento desempeña una función importante en la empresa, pero todo termina y se plasma en el departamento de administración, con datos demostrables, fiables y precisos. El sistema integral del que os hablo se empezó a desarrollar hace unos años, se sigue desarrollando en la actualidad y se continuará desarrollando en un futuro porque se va adaptando a la continua evolución y cambios en la empresa, tanto en los procedimientos internos como en los aspectos contables y fiscales.
¿Cuáles son los desafíos más importantes a los que te has enfrentado?
El gran desafío ha sido la adaptación al sistema integral, no sólo operativamente hablando, sino también la transición de información de un programa a otro, dado el alto volumen de datos a traspasar. Otro gran desafío, son los recientes cambios fiscales que nos hacen a todos ser más puntuales en facilitar dicha información a la Agencia Tributaria con la introducción del SII. También ha sido importante el pasar, en poco tiempo, de llevar la administración de varias PYMES a la administración de un Holding de empresas, lo cual ha coincidido con la conversión de algunas PYMES a grandes empresas, todo ello ha supuesto cambios significativos tanto fiscales como contables.
¿Cómo es la administración en un grupo internacional?
Cuando se habla de administración en una empresa, ya sea nacional o internacional, pública o privada, entrega de bienes o servicios, etc, al final se traduce todo a lo mismo: contabilidad, fiscalidad, facturas de clientes, facturas de proveedores, derechos de cobros, derechos de pagos, tesorería, ingresos, gastos, activos de una empresa, impuestos… La administración de un grupo internacional, lo que exige es tener conocimientos más amplios en temas contables y fiscales para poder interpretar y gestionar bien la documentación que llega a nuestras manos los que conlleva una formación continua para adaptarnos a las leyes y normas específicas y cambiantes de cada país así como la normativa intracomunitaria.
